無紙化會議與電子桌牌系統(tǒng)

系統(tǒng)概述

無紙化會議系統(tǒng)是以液晶觸摸屏顯示終端為中心，運用現代通訊技術、音視頻技術、軟件技術等，通過文件的數字化轉換實現會議的無紙化，形成一個“以人為本”的智能化會議系統(tǒng)。系統(tǒng)結合了最先進的數字技術，將多種信息化技術融入會議的各環(huán)節(jié)，貫穿會議全過程，把發(fā)文篇幅精準到字，發(fā)言時長精準到分，紙張使用量大大減少，低碳環(huán)保節(jié)約能源的同時，為辦會人員和參會人員提供極為實用的會議平臺。它可以實現會議簽到、文件分發(fā)、文件上傳、同屏演示、會議發(fā)言、投票表決、手寫批注、呼叫服務、視頻點播、會議預約、信息發(fā)布等等功能。

系統(tǒng)特點

1.   即時信息交互。無紙化會議系統(tǒng)，它其實是針對會議流程的管理，會議資料的管理，會議文件信息發(fā)布與文檔交互性具有不可缺少的重要性。并且同時能夠無縫的結合大屏顯示或者投影機實現文件同步共享。

2.   節(jié)約和環(huán)保。系任何大規(guī)模的的會議，紙張的使用量都是非常大的。比如每年的全國政協(xié)會議，采有無紙化會議系統(tǒng)，就不再提供紙質大會發(fā)言稿和簡報，僅此一項政協(xié)會議就能夠節(jié)省約200萬元的紙張和印刷費。對于機關單位，以12人的傳統(tǒng)會議為例：以12位與會人員，5個討論主題的會議規(guī)模為例，以一個會議主題有4份材料每份材料平均70頁進行估算，需要準備12×5×4=240份材料，準備240×70=16800頁紙張。印刷一張紙平均花費0.3元，需要花費5040元。

3.   開會效率大大提高。任何大規(guī)模的會議的會務量都是巨大的，因此提高工作效率，會議質量就顯得尤為重要。相對與傳統(tǒng)的紙質媒介，會前減少會議資料收集、準備、印刷的時間；會后的資料整理、規(guī)整、保存都非常方便。以無紙化會議系統(tǒng)終端作為做智能會議的載體，這無疑是最合適的會議解決方案。不但可以優(yōu)化會議效率，提高會議質量，而且還能節(jié)省大量時間和人力成本。

4.   保密和安全。無紙化會議系統(tǒng)把電子文檔通過特殊加密形式轉化成第三方無法識別的仿紙質的電子紙，在網絡通信中使用專用的網絡協(xié)議，傳輸數據經過多重加密，會議文件安全保密性極高，相對于傳統(tǒng)的紙質會議，無紙化會議可以防止保密文件被與會者偷偷帶走。無紙化會議系統(tǒng)可以設置會議為保密會議，會后相關文件和記錄可以自動清除。

系統(tǒng)拓撲圖

系統(tǒng)功能

1.會議簽到。與會人員到達會議現場即可實現無紙化簽到，再也無需填寫以往的簽到表，方便而智能。當所有與會人員完成簽到時，可查看全部與會人員簽到情況。

2. 會議議程。會議議程包含整個會議的所有流程，與會人員可點擊【會議議程】圖標查看當前會議的所有內容。

3. 會議文件管理。傳統(tǒng)會議模式下，每召開一次會議會耗費大量紙張和墨水，并且需要助手或秘書提前打印、裝訂好所有資料，既費時又費力，既增加了企業(yè)管理成本，又造成了巨大的浪費。

4. 批注功能。在會議進行時，會議主講人不可避免的需要在講解過程中進行批注、強調重要內容，而此時系統(tǒng)會自動提供批注功能。

5. 同屏管理。同屏功能用于將主講人或發(fā)言人會議終端的文件內容同屏顯示到其它參會者會議終端。同屏管理是無紙化會議系統(tǒng)的核心功能，它一方面幫助會議主講人掌控全場，另一方面，幫助與會人員輕松的跟隨主講人元的步伐，更容易的理解與參與會議。。

6. 呼叫服務。與會人員在桌位上可自行進行呼叫服務。對應的桌位信息及服務內容如茶水、急事務等會以短信通知形式顯示在后臺服務終端上。不再需要打斷會議主講人，使會議流暢地進行。

7. 會議表決。會議主講人可在會議期間發(fā)起會議表決，與會人員可通過終端顯示屏進行投票，表達自己的見解與建議。秘書有權對所有問卷的結果進行查看，并在服務器上存儲調查問卷的結果，根據會議實際情況申請到投影機。

8. 會議信息。在會議期間，與會人員遇到問題需要討論時，可以跟其他與會者進行語音、短信息互發(fā)。系統(tǒng)支持點對點語音、短信息互發(fā)，也支持語音、短信息群發(fā)功能。

9. 現場視頻。系統(tǒng)支持會議現場視頻，方便在不同地區(qū)的人員開展會議、遠程交流。

10. 投影申請。本功能可選擇與會人員自行將講稿內容投影到會議室大屏幕，或者由秘書終端管理后再投影。服務器或者秘書終端的是有線的終端（網絡線、VGA線、視頻線）與本會議室所有視頻系統(tǒng)連接（例如投影系統(tǒng)），會議秘書還可根據本單位的要求選擇宣傳片、音樂進行播放。點擊懸浮按鈕即可申請投影。