無紙化會議與電子桌牌系統(tǒng)

系統(tǒng)概述

無紙化會議系統(tǒng)是以液晶觸摸屏顯示終端為中心，運用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音視頻技術(shù)、軟件技術(shù)等，通過文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換實現(xiàn)會議的無紙化，形成一個“以人為本”的智能化會議系統(tǒng)。系統(tǒng)結(jié)合了最先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，將多種信息化技術(shù)融入會議的各環(huán)節(jié)，貫穿會議全過程，把發(fā)文篇幅精準(zhǔn)到字，發(fā)言時長精準(zhǔn)到分，紙張使用量大大減少，低碳環(huán)保節(jié)約能源的同時，為辦會人員和參會人員提供極為實用的會議平臺。它可以實現(xiàn)會議簽到、文件分發(fā)、文件上傳、同屏演示、會議發(fā)言、投票表決、手寫批注、呼叫服務(wù)、視頻點播、會議預(yù)約、信息發(fā)布等等功能。

系統(tǒng)特點

1.   即時信息交互。無紙化會議系統(tǒng)，它其實是針對會議流程的管理，會議資料的管理，會議文件信息發(fā)布與文檔交互性具有不可缺少的重要性。并且同時能夠無縫的結(jié)合大屏顯示或者投影機(jī)實現(xiàn)文件同步共享。

2.   節(jié)約和環(huán)保。系任何大規(guī)模的的會議，紙張的使用量都是非常大的。比如每年的全國政協(xié)會議，采有無紙化會議系統(tǒng)，就不再提供紙質(zhì)大會發(fā)言稿和簡報，僅此一項政協(xié)會議就能夠節(jié)省約200萬元的紙張和印刷費。對于機(jī)關(guān)單位，以12人的傳統(tǒng)會議為例：以12位與會人員，5個討論主題的會議規(guī)模為例，以一個會議主題有4份材料每份材料平均70頁進(jìn)行估算，需要準(zhǔn)備12×5×4=240份材料，準(zhǔn)備240×70=16800頁紙張。印刷一張紙平均花費0.3元，需要花費5040元。

3.   開會效率大大提高。任何大規(guī)模的會議的會務(wù)量都是巨大的，因此提高工作效率，會議質(zhì)量就顯得尤為重要。相對與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，會前減少會議資料收集、準(zhǔn)備、印刷的時間；會后的資料整理、規(guī)整、保存都非常方便。以無紙化會議系統(tǒng)終端作為做智能會議的載體，這無疑是最合適的會議解決方案。不但可以優(yōu)化會議效率，提高會議質(zhì)量，而且還能節(jié)省大量時間和人力成本。

4.   保密和安全。無紙化會議系統(tǒng)把電子文檔通過特殊加密形式轉(zhuǎn)化成第三方無法識別的仿紙質(zhì)的電子紙，在網(wǎng)絡(luò)通信中使用專用的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，傳輸數(shù)據(jù)經(jīng)過多重加密，會議文件安全保密性極高，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會議，無紙化會議可以防止保密文件被與會者偷偷帶走。無紙化會議系統(tǒng)可以設(shè)置會議為保密會議，會后相關(guān)文件和記錄可以自動清除。

系統(tǒng)拓?fù)鋱D

系統(tǒng)功能

1.會議簽到。與會人員到達(dá)會議現(xiàn)場即可實現(xiàn)無紙化簽到，再也無需填寫以往的簽到表，方便而智能。當(dāng)所有與會人員完成簽到時，可查看全部與會人員簽到情況。

2. 會議議程。會議議程包含整個會議的所有流程，與會人員可點擊【會議議程】圖標(biāo)查看當(dāng)前會議的所有內(nèi)容。

3. 會議文件管理。傳統(tǒng)會議模式下，每召開一次會議會耗費大量紙張和墨水，并且需要助手或秘書提前打印、裝訂好所有資料，既費時又費力，既增加了企業(yè)管理成本，又造成了巨大的浪費。

4. 批注功能。在會議進(jìn)行時，會議主講人不可避免的需要在講解過程中進(jìn)行批注、強(qiáng)調(diào)重要內(nèi)容，而此時系統(tǒng)會自動提供批注功能。

5. 同屏管理。同屏功能用于將主講人或發(fā)言人會議終端的文件內(nèi)容同屏顯示到其它參會者會議終端。同屏管理是無紙化會議系統(tǒng)的核心功能，它一方面幫助會議主講人掌控全場，另一方面，幫助與會人員輕松的跟隨主講人元的步伐，更容易的理解與參與會議。。

6. 呼叫服務(wù)。與會人員在桌位上可自行進(jìn)行呼叫服務(wù)。對應(yīng)的桌位信息及服務(wù)內(nèi)容如茶水、急事務(wù)等會以短信通知形式顯示在后臺服務(wù)終端上。不再需要打斷會議主講人，使會議流暢地進(jìn)行。

7. 會議表決。會議主講人可在會議期間發(fā)起會議表決，與會人員可通過終端顯示屏進(jìn)行投票，表達(dá)自己的見解與建議。秘書有權(quán)對所有問卷的結(jié)果進(jìn)行查看，并在服務(wù)器上存儲調(diào)查問卷的結(jié)果，根據(jù)會議實際情況申請到投影機(jī)。

8. 會議信息。在會議期間，與會人員遇到問題需要討論時，可以跟其他與會者進(jìn)行語音、短信息互發(fā)。系統(tǒng)支持點對點語音、短信息互發(fā)，也支持語音、短信息群發(fā)功能。

9. 現(xiàn)場視頻。系統(tǒng)支持會議現(xiàn)場視頻，方便在不同地區(qū)的人員開展會議、遠(yuǎn)程交流。

10. 投影申請。本功能可選擇與會人員自行將講稿內(nèi)容投影到會議室大屏幕，或者由秘書終端管理后再投影。服務(wù)器或者秘書終端的是有線的終端（網(wǎng)絡(luò)線、VGA線、視頻線）與本會議室所有視頻系統(tǒng)連接（例如投影系統(tǒng)），會議秘書還可根據(jù)本單位的要求選擇宣傳片、音樂進(jìn)行播放。點擊懸浮按鈕即可申請投影。